Quanto costa un dipendente al datore di lavoro: il calcolo completo

Chi assume per la prima volta, o chi non lo fa da qualche anno, di solito ragiona sulla busta paga: "gli do 1.500 euro al mese". Poi arriva il primo prospetto del consulente del lavoro e il numero è un altro. La domanda "quanto costa un dipendente al datore di lavoro" è tra le più cercate da chi ha una piccola impresa proprio per questo: tra quello che il dipendente incassa e quello che l'azienda spende c'è una distanza che conviene conoscere prima di firmare.

In questo articolo vediamo le voci che compongono il costo aziendale di un dipendente, un esempio di calcolo con numeri tondi e realistici e una voce che nei prospetti non compare mai, ma che per una PMI pesa più di tutte le altre: il costo di aver scelto la persona sbagliata.

Netto, lordo e costo aziendale: tre numeri diversi

Il primo passo è distinguere tre cifre che spesso si confondono. Il netto è quello che il dipendente riceve sul conto ogni mese. Il lordo, che di solito si esprime come RAL (retribuzione annua lorda), è la cifra prima delle trattenute a carico del lavoratore, cioè i suoi contributi previdenziali e le imposte. Il costo aziendale è il lordo più tutto ciò che paga l'azienda in aggiunta: contributi a carico del datore, accantonamento del TFR, premio INAIL ed eventuali altre voci previste dal contratto.

Quando un candidato ti chiede "quanto prendo", parla di netto. Quando tu fai i conti sulla sostenibilità dell'assunzione, devi ragionare sul costo aziendale.

Le voci del costo di un dipendente

La retribuzione lorda

È la base di tutto ed è fissata dal contratto collettivo applicato (CCNL), dal livello di inquadramento e da eventuali superminimi. Nella RAL sono già comprese le mensilità aggiuntive previste dal contratto, cioè la tredicesima e, dove c'è, la quattordicesima.

I contributi INPS a carico dell'azienda

Sono la voce più pesante dopo lo stipendio. A seconda del settore, del CCNL e delle dimensioni dell'azienda, i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro si collocano indicativamente tra il 28 e il 32% della retribuzione lorda. Il commercio e il terziario stanno nella parte bassa della forbice, l'industria e l'edilizia in quella alta.

Il TFR

Il trattamento di fine rapporto si accantona ogni anno ed è pari alla retribuzione annua divisa per 13,5, quindi circa il 7% della RAL. Non è un costo che esce subito dalla cassa (salvo che il dipendente lo destini a un fondo pensione), ma è un debito che l'azienda matura e che dovrà pagare alla fine del rapporto.

Il premio INAIL

È l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e varia molto in base al rischio della mansione: per un impiegato d'ufficio è una frazione di punto percentuale, per alcune attività manuali può superare diversi punti.

Le altre voci

Ci sono poi i costi che dipendono dal contratto e dall'azienda: fondi di assistenza sanitaria integrativa, enti bilaterali, buoni pasto, welfare, eventuali premi. E i costi indiretti, che nessuno mette in busta paga ma che esistono: la postazione, gli strumenti di lavoro, la formazione, il tempo che tu o un collega dedicate all'inserimento nelle prime settimane.

Un esempio di calcolo del costo di un dipendente

Prendiamo un impiegato con una RAL di 28.000 euro, nel commercio, con un rischio INAIL basso. I numeri che seguono sono volutamente arrotondati e servono a farsi un'idea dell'ordine di grandezza, non a sostituire un prospetto del consulente.

Partiamo dalla retribuzione lorda di 28.000 euro. A questa si aggiungono i contributi INPS a carico dell'azienda, che in questo caso possiamo stimare intorno al 29%, cioè circa 8.100 euro. Poi c'è il TFR, che si ottiene dividendo la RAL per 13,5 e vale quindi circa 2.070 euro l'anno. Infine il premio INAIL, che per un lavoro d'ufficio è attorno allo 0,5% e pesa per circa 140 euro. Sommando tutte le voci, il costo aziendale di questo impiegato arriva a circa 38.300 euro l'anno, oltre 10.000 euro in più rispetto alla cifra che compare come RAL nel contratto.

In pratica, per ogni euro di RAL l'azienda ne spende circa 1,35-1,40, prima ancora di contare buoni pasto, welfare e costi indiretti. Su dodici mesi, questo impiegato costa all'azienda poco più di 3.000 euro al mese.

Quanto costa un dipendente che prende 1.500 euro netti

È una delle varianti più cercate, e la risposta onesta è "dipende". Il netto mensile cambia in base al numero di mensilità, alle detrazioni, alle addizionali regionali e comunali e ai carichi di famiglia. Indicativamente, per avere 1.500 euro netti al mese serve una RAL nell'ordine dei 24-26.000 euro, che si traduce in un costo aziendale intorno ai 33-36.000 euro l'anno. Per un numero preciso sul tuo caso, la strada giusta è chiedere una simulazione al consulente del lavoro, che ha il CCNL e i dati reali.

Ricorda anche che il costo di un'assunzione può scendere, a volte in modo sensibile, grazie agli incentivi e agli sgravi contributivi previsti per alcune categorie di lavoratori. Ne abbiamo parlato nella guida al Decreto Lavoro 2026 e ai bonus assunzioni.

Il costo che nessuno mette a bilancio: assumere la persona sbagliata

Fin qui abbiamo parlato di costi che conosci in anticipo. C'è però una voce che non compare in nessun prospetto e che per una piccola azienda può pesare più di tutte: il costo di un'assunzione sbagliata.

Quando la persona non è quella giusta, i soldi che perdi non sono solo gli stipendi dei mesi in cui è rimasta. Ci sono le ore che tu e il tuo team avete speso per selezionarla e formarla, il lavoro fatto male o non fatto che qualcuno deve rifare, i clienti seguiti con meno cura, il morale dei colleghi che si sono caricati il peso, e poi tutto il processo di selezione da ricominciare da capo. Il Dipartimento del Lavoro statunitense stima, in modo prudente, che un errore di assunzione costi almeno il 30% della retribuzione annua di quella persona, e per i ruoli di responsabilità le stime salgono molto.

Per rendere l'idea con un caso vero: un'azienda nostra cliente, Qosmo, ha inserito una persona nonostante il test avesse dato un esito negativo, perché il curriculum era forte e il candidato veniva da anni in un'azienda simile. Dopo due mesi ha dovuto interrompere il rapporto, con un costo di oltre 6.000 euro tra stipendi, tempo dedicato all'inserimento e selezione da rifare. E parliamo di due mesi soltanto. Quando l'errore viene fuori dopo un anno, il conto è un altro.

Come ridurre il rischio prima di firmare

Il costo di un dipendente lo puoi calcolare al centesimo. Il rischio che quella persona non regga il ruolo, invece, di solito lo affidi a un curriculum e a un'ora di colloquio. Le cose che aiutano davvero sono poche e concrete.

La prima è definire bene il ruolo prima di cercare, perché è difficile trovare la persona giusta se non hai chiaro quali comportamenti ti servono. La seconda è fare colloqui strutturati, con domande sugli episodi reali invece che sulle opinioni del candidato: ne abbiamo parlato nell'articolo sulle domande da fare a un candidato al colloquio. La terza è usare bene il periodo di prova, fissando obiettivi chiari per le prime settimane e verificandoli. La quarta è affiancare al colloquio uno strumento che legga come la persona si comporta sotto pressione, che è proprio la parte che al colloquio si vede di meno.

Messa così, il costo di un test attitudinale va confrontato non con lo stipendio, ma con quello che ti costa sbagliare. È più un'assicurazione che una spesa.

Domande frequenti

Quanto costa un dipendente al mese a un'azienda? Come ordine di grandezza, il costo aziendale è circa 1,35-1,40 volte la retribuzione lorda, a cui si aggiungono buoni pasto, welfare e costi indiretti. Un dipendente con una RAL di 28.000 euro costa all'azienda poco più di 3.000 euro al mese su dodici mensilità.

Come si calcola il costo aziendale di un dipendente? Si parte dalla retribuzione annua lorda e si sommano i contributi INPS a carico del datore (indicativamente tra il 28 e il 32%), l'accantonamento del TFR (RAL divisa per 13,5), il premio INAIL e le eventuali voci previste dal CCNL. Per un calcolo preciso serve il prospetto del consulente del lavoro.

Il TFR è un costo per l'azienda? Sì. Anche se non esce subito dalla cassa, il TFR si matura ogni anno ed è un debito verso il dipendente che va pagato alla fine del rapporto o versato al fondo pensione, se il lavoratore lo ha scelto.

Quanto costa un'assunzione sbagliata? Dipende dal ruolo e da quanto tempo passa prima di accorgersene. Le stime più prudenti parlano di almeno il 30% della retribuzione annua, tra stipendi, tempo di inserimento, lavoro da rifare e nuova selezione. Per i ruoli chiave il costo può superare lo stipendio di un anno intero.

In sintesi

Un dipendente costa all'azienda circa il 35-40% in più della sua retribuzione lorda, tra contributi, TFR e assicurazione, e un calcolo preciso va sempre fatto con il consulente del lavoro sul CCNL applicato. Ma la cifra che decide se un'assunzione è un buon investimento non è nel prospetto: è la probabilità di aver scelto la persona giusta.

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